こんな方にお勧め

着信履歴にうんざり

毎朝、毎昼。毎夕。マンション管理人さんの管理担当者のあなたは、1日にいったい何回の「着信攻撃」を受けるでしょうか。履歴を目で見て、出勤のあったマンションの場所を手で記録し、後でエクセルなどを使って一覧表にする作業を、毎日数回行っておられると思います。

着信が入る時間の間は、トイレに行くことも、他の電話に出ることもままなりません。着歴は20件しか残りませんから、見逃すと大変なことになります。

うーん、困った困った! 毎日たいへんだ~と、お感じになっておられる方にはピッタリかと存じます。

 

 

 

パートさんへの操作指導がムリ!

マンション管理のパートさんとして、定年退職された方や、もうお孫さんもいらっしゃるような、初老のご婦人さんが多いことでしょう。そうした場合に、タイムカードのような簡単な操作なら誰でも覚えられるでしょうが、携帯電話の画面を開いて、ボタンを押す、なんて操作は困難であるケースが大半。さらに、年度替わりの時期などには退社、入社も増えますが、4月1日に同時に入社するということはなく、随時新人さんが入るということになりますから、毎回操作指導をする必要があります。

現場にせっかく出かけても、操作方法を忘れてしまって、バタバタ電話で操作を教えるなんて場面も発生してしまいます。

こうした問題に、一切頭を悩ませたくない、という方にピッタリです。

 

 

管理コストを最小限にしたい

手書きの出勤記録をパソコンに入力したり、人間が着信履歴を手作業で記録するという作業には、一つ一つは短い時間ですが、継ぎ足すとかなりの長時間になり、すべてが「人件費」という見えないコストとして、支払われています。

例えば、1件15秒で済む出勤記録作業ですが、1回100件受ければ1500秒。それが1日4回だと、6000秒となり、1時間40分。時給換算では3000円を超え、月間にすると6万円となります。

そして、それをパソコンに登録するという作業。これにも、登録するパートさんの人件費がかかります。1行あたり10秒として、100人いれば月4千行、4万秒かかり、およそ11時間の時間を要します。金額にすると、時給1000円として11,000円です。合計で71,000円が、毎月コストとして支払われているのです。

この現実に目をそらしたくない。こんな無駄なコストを支払うなんてバカらしい。そんなあなたのために、作ったソフトです。

 

 

人員増でも管理費増を回避したい

マンション管理の契約がどんどん決まっていき、パートさんもどんどん増えていく…。そんな企業さんは今時多くはないでしょうが、突発的な現象(例えばライバル企業の倒産や、お客様の急成長など)により、そのような事態が発生することがあるかもしれません。

そんなチャンスを捉えるべく、管理人のパートさんを増やし、営業や管理の人員をどんどん採用していくことも重要なことです。なぜなら、人手不足のままでは、サービス品質の低下が起こったり、事故が発生したりなど、マイナスな事象により、多大な損失を被るからです。

サービス品質の一定水準の確保のためには、避けられない人員増です。 しかしながら、そこに落とし穴があるのが、会社経営の難しさなのです。経営を初めて間もない方は、会社の管理コスト(販管費)は、正社員の数に正しく比例して上昇していくとお考えかもしれません。

しかし、現実には、社員数以上に増えていくのです。例えば、当初社長と若手の社員の2名で経営していた会社が、その後の業容拡大により営業・管理スタッフが10人に増え、顧客や地域を分担して担当するようになったとします。 当初社長の下で、一人で担当していた若手社員は、パートさんや物件のすべての情報をもち、一人ですべての調整を取ることができました。パートさんの個人的事情も含んで、適切な配置、適切な対応を、一人の判断ですべて行うことができるからです。

しかし、人が増えると、リーダーとその部下という構成となります。地域・顧客をスタッフ10人が分担すると、地域・顧客を超えた調整ごとが発生した時に、スタッフ同士での調整作業が発生します。また、部下達だけでの調整が付かない場合は、リーダー役がスタッフ同士の調整を行うことになります。さらに、社長もそうしたスタッフ同士の問題や待遇の問題、組織作り、環境整備、会社のブランドづくりなどにも、忙殺されるようになるのです。

つまり、人手が増えれば増えるほど、そうした調整ごとがかけ算で増えていくのです。販管費は、1円でも少なければ少ないほど、利益が増えて、経営にとってはプラス。業務の品質を落とさずにそれを実現できるのは自動化です。機械に代えられる業務は、できるかぎり機械に代えてしまうことが、企業を成長させるための重要な選択肢。人をできるだけ増やさない、と考える経営は、王道なのです。

 

 

先のことが見えない

パートの管理人さんは、請け負った拠点の数の分だけ雇用する必要であることは言うまでもありませんが、それらを管理する正社員スタッフは、業容と比例した拡大や、将来の拡張を多めに見越した採用をすると、ほとんどのケースで、あとで痛い目に遭います。

ほとんどの中小企業は永遠に成長すると言うことはありません。例えば、今は急拡大しているとしても、そのまま永遠に拡大が続くと言うことはあり得ません。 例えば、翌年、大型契約がライバル会社にひっくり返される、ということもあり得ます。また、経費見直しにより、相見積もりで予算が下がるなどや、管理会社を自前で設立するなどといった、青天の霹靂のようなことも、起こらないとも限らないからです。

そうした、想定外の事態が起こるのが経営であり、そうなってもいいような態勢にしておくことが、社長のつとめです。正社員は固定給であり、正当な理由なくカンタンに解雇できません。解雇するにしても、割増の退職金や、多めの賃金の支払いなど、条件面でもどうしてもコストがかかってきます。

さらに、そうした事態に陥ると、経営者は精神的に非常につらい思いをすることになります。自分が理想を掲げてはじめた会社に、賛同して、人生を賭けて付いてきた社員に、例え理由が大型契約を切られたという、原因が自分にない売上不振だとしても、解雇を言い渡すことほど、つらいことはないのです。社員一人の人件費は、社会保険や福利厚生費、営業の車の管理費、ガソリン代、その他経費を含めると、支払った給与の1.5倍から2倍にもなります。

その代わり、このシステムのリース代は、月にたったの2万円。しかも、機械ですから24時間365日動きっぱなしにしても文句一つ言いませんし、不要になったら、電源を切るだけで、割増賃金も、労働争議もなにも起こらないのです。(5年リースの場合、残存期間のリース料の支払い義務は残ります)マンション管理会社の経営を身軽なままにしておくための、重要な武器なのです。

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