5つの特長

特徴その1 電話出勤報告を自動記録

マンション管理人室の入室時に、固定電話から管理担当者の携帯電話に電話をかけさせ、着信履歴から出勤をチェックする、という出金管理の方法をとっておられる管理会社さんのための、受付業務を自動化するソフトです。

毎日毎日、朝、午後と一斉にかかってくる電話の着歴を、人間の手で書き留める。一番確実で、費用もかからないと思いますが、その実「人件費」という、見えにくいコストがかかっています。

それは、1日1時間として、正社員の時給換算だと2000円程度。これが20日間毎日だと、担当一人あたり月間4万円。担当者が仮に5人いたとすると、月に20万円分の人件費が、この確認作業に取られている計算となります。

これは、現金として目の前を通り過ぎていくのではなく、担当者の「時間」という形でのコストです。

そこで、この着歴を管理するという作業を、自動化してしまうというのが、今回ご紹介する「アパマン管理人ワン切り自動出勤帳」なのです。

着信履歴の記録が、このソフト1本で完全に自動化します。

 

 

特徴その2 ワンコールのみできればいいので電話代0円

ワン切りするだけで記録が確実に残りますから、ボタンの押下や会話の必要は一切なし。このため、管理人室の電話料金は、一切かかりません。

他社製品では、番号を押させたり、パケット代が必要になるものがございますが、当システムでは着歴だけのこれば、あとは確実に出勤記録として扱いますから、電話代が0円で済むのです。

この、電話代が一切かからないということの節約効果を考えてみて下さい。

例えば、300人の管理人さんが、1日2カ所回ると、出勤と退勤で1日4回の電話をかけます。毎回8.4円かかるとすると、1日あたり33.6円。これが毎日だと672円。管理人が100人いると、月あたり67,200円となります。

そして、年間にすると806,400円。一回8.4円でも、結構バカになりません。

管理会社さんとの関係から、電話代はフリーダイヤルにする必要性も出てきます。

ワン切りでも、あらかじめ電話番号ごとに、担当者の名前や、曜日ごとのシフトも設定できますから、管理は完璧にこなせます。

ワン切りのメリットを、ぜひ、ご体感ください。

 

 

特徴その3 勤務記録が一目瞭然

出勤記録は、画面にリアルタイムに表示されますから、誰がどこに出てきたかが、一目で分かるようになります。

そして、〆切時刻を過ぎても来ていない人がいた場合は、色が変わって表示されます。

あなたがすることは、出勤していない管理人さんに、その場で電話して状況を素早く確認すること! 緊急連絡先番号も画面で表示されますから、電話番号帳をめくるなどという必要性もありません!

 

 

 

 

特徴その4 正確な管理で信頼度アップ

パートの管理人さん達は、毎日の仕事を確実にこなし、生活の糧としています。ということは、出勤記録は、彼・彼女達にとって、自分の仕事がきちんと行われているかを照明する、最大の証拠です。

また、お客様である管理会社さんに提出する書類の作成も、手書きだと入力時にタイプをミスしたりなどといったことが起こりがちで、一度でも発生すると、その後に提出する書類の信頼度が、一気に低下してしまうものです。

その信頼を取り戻すのに、一帯どれだけの時間がかかるでしょうか。

管理人の出勤記録が適切に、確実に残ることこそ、会社に対する信頼度もアップするのです。

手書きでなく、システムが確実に管理をしているという安心感を、お客様にも、パートさんにも、作りあげ、信頼の架け橋をかけることができるのです。

 

 

 

 

 

 

 

 

特徴その5 生産的に時間がつかえて業績がアップ!

管理人さんの出勤記録の時間が浮き、レポート作成の時間が節約でき、そしてさらに、信頼をいただける書類が提出でき、クレームも減る。そうです。こうして仕事に必要な時間を節約して、より生産性が高く、売上に直結する仕事に、社員一同で取り組みましょう。

たとえば、お客様のところの訪問回数を増やしたり、新規営業の時間を増やす。管理人さんのお仕事の品質アップのための研修プログラムを増やす。異業種交流会や研修会に社員を派遣して、積極的に営業の機会を増やす。ホームページに掲載するお客様の事例や納品事例の原稿作りをする、などなど…。

このソフトの本当の素晴らしさは、こうして、空いた時間を使って、いままでやろうと思ってできなかったことを実現できる、ということなのです!

ぜひ、お試しくださいね!

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